Umschulung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement: IHK
Eine Umschulung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement dauert in Vollzeit meist zwei statt drei Jahre und endet mit der Kammerprüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK). Wer Grundsicherungsgeld (bis Juni 2026 Bürgergeld) bezieht, kann die Kosten über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit decken lassen. Gefragt ist der Beruf in nahezu jeder Branche, vom Industriebetrieb bis zur Behörde.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Dauer: Regulär 3 Jahre dual im Betrieb und an der Berufsschule; als Umschulung meist auf 2 Jahre verkürzt (§ 180 Abs. 4 SGB III)
- Voraussetzungen: Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben; Betriebe erwarten in der Praxis häufig einen mittleren Schulabschluss
- Abschluss: Kammerprüfung vor der IHK zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement; bei Erfolg Anspruch auf Weiterbildungsprämie von 1.000 und 1.500 Euro
- Förderung: Als Umschulung mit Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit, wenn der Bildungsträger nach AZAV zugelassen ist oder ein ausbildungsberechtigter Betrieb umschult; erster Schritt ist das Gespräch im Jobcenter
- Verdienst: Median 4.022 Euro brutto im Monat in Vollzeit (Entgeltatlas der BA, Fachkraftniveau, Stichtag 31.12.2025)
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Was macht ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement?
Der Ausbildungsberuf entstand zum 1. August 2014 aus der Zusammenlegung der drei früheren Berufe Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachangestellte/r für Bürokommunikation und deckt seither die kaufmännischen und organisatorischen Abläufe in Büros aller Branchen ab. Wer unter dem älteren Namen Umschulung zur Bürokauffrau sucht, findet dazu auf jobcenter.info eine eigene Seite mit den Hintergründen zur Umbenennung. Zu den Aufgaben im heutigen Beruf gehören unter anderem:
- Termine planen, Post und Schriftverkehr im Sekretariat bearbeiten
- Aufträge annehmen, koordinieren und abrechnen
- Rechnungswesen, Kostenträger und Controlling unterstützen
- Personalverwaltung und Bewerbermanagement mitgestalten
- Projekte und Veranstaltungsmanagement organisieren
Zur Büroorganisation gehören außerdem gute Kenntnisse gängiger Software: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und je nach Betrieb auch Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme wie SAP. Wer diese Kenntnisse schon aus einem früheren Beruf mitbringt, hat es beim Quereinstieg leichter.
Wie vielseitig der Beruf ist, zeigt sich an den möglichen Arbeitgebern: Kaufleute für Büromanagement arbeiten in Industriebetrieben, bei Banken und Versicherungen, in Handwerksbetrieben, bei Verbänden und Vereinen sowie in Behörden, Schulen und Krankenhäusern. Der Beruf ist branchenübergreifend gefragt, weil administrative und organisatorische Aufgaben in praktisch jedem Unternehmen anfallen.
Wahlqualifikationen: Ihre Spezialisierung in der Umschulung zum Büromanagement
Die Ausbildungsinhalte gliedern sich in gemeinsame Pflichtqualifikationen und Wahlqualifikationen: Auszubildende und Umschülerinnen wählen laut Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung zwei von zehn Wahlqualifikationen, etwa Personalwirtschaft, Einkauf und Logistik, Assistenz und Sekretariat oder Marketing und Vertrieb. Jede Wahlqualifikation dauert fünf Monate und wird im Ausbildungsvertrag festgelegt, das prägt den späteren Einsatzbereich im Betrieb. Zwei der zehn Wahlqualifikationen, Verwaltung und Recht sowie Haushaltsmittel planen und bewirtschaften, sind speziell auf den öffentlichen Dienst zugeschnitten und stehen nur dort zur Wahl; die übrigen acht, darunter Kaufmännische Steuerung und Kontrolle, wählen private Betriebe. Eine der beiden gewählten Wahlqualifikationen wird am Ende der Umschulung zum Thema eines Fachgesprächs in der Abschlussprüfung.
Büromanagement als Quereinsteiger: Voraussetzungen
Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis erwarten Betriebe aber häufig mindestens einen mittleren Schulabschluss. Wichtiger als Noten sind organisatorisches Geschick, Kommunikationsstärke, Sorgfalt und der sichere Umgang mit gängiger Bürosoftware. Die Agentur für Arbeit kann die Umschulung nach § 81 SGB III fördern, wenn sie für Ihre berufliche Eingliederung notwendig ist, Sie vorher in einem Beratungsgespräch beraten wurden und Maßnahme sowie Träger zugelassen sind. Ohne verwertbaren Berufsabschluss besteht bei Erfüllung der Voraussetzungen ein Rechtsanspruch auf den nachträglichen Erwerb eines Abschlusses nach § 81 Abs. 2 SGB III - anders als die Kann-Leistung nach Absatz 1. Vor der Anmeldung lohnt sich ein Praktikum im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung eines Betriebs: So zeigen Sie sich selbst und der Agentur, ob die kaufmännische Bürotätigkeit zu Ihnen passt.
Wie lange dauert die Umschulung zum Büromanagement?
Die Dauer der Umschulung richtet sich nach der Regelausbildungszeit: Die reguläre Ausbildung dauert drei Jahre dual im Betrieb und an der Berufsschule. Eine geförderte Umschulung in Vollzeit muss nach § 180 Abs. 4 SGB III grundsätzlich um mindestens ein Drittel kürzer sein, also meist zwei Jahre dauern. Möglich ist die Umschulung sowohl als betriebliche Einzelumschulung mit Ausbildungsvertrag als auch als Gruppenumschulung bei einem Bildungsträger, dort oft mit Praktikumsphasen im Betrieb statt eigener Berufsschulpflicht. Bildungsträger bieten die Gruppenumschulung an unterschiedlichen Standorten an, ein Vergleich lohnt sich, weil Ausstattung und Praxisnähe variieren. Eine Umschulung in Teilzeit ist ebenfalls möglich, die Dauer verlängert sich dann entsprechend.
Umschulung Büromanagement über das Arbeitsamt: Förderung mit Grundsicherungsgeld
Seit dem 1. Januar 2025 entscheidet die Agentur für Arbeit auch für Menschen im Grundsicherungsgeld über die Förderung und stellt den Bildungsgutschein aus. Das Jobcenter bleibt Ihr erster Ansprechpartner. So gehen Sie vor:
- Gespräch mit der Vermittlungsfachkraft im Jobcenter über Eignung und Notwendigkeit der Umschulung
- Weiterbildungsberatung bei der Agentur für Arbeit vor Beginn der Maßnahme
- Umschulungsplatz suchen, entweder betrieblich mit Ausbildungsvertrag oder bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger
- Bildungsgutschein beantragen und vor Beginn bei der Agentur einreichen (§ 81 Abs. 4 SGB III)
Das Grundsicherungsgeld läuft während der Umschulung weiter, solange Hilfebedürftigkeit besteht. Die IHK-Abschlussprüfung ist bei diesem Beruf gestreckt: Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt, also nach rund zwei Dritteln der Ausbildungszeit, und fließt in das Gesamtergebnis ein, Teil 2 folgt am Ende und umfasst unter anderem das Fachgespräch zur gewählten Wahlqualifikation. Eine gesonderte Zwischenprüfung gibt es hier nicht (§ 48 Abs. 2 BBiG). Da die Umschulung zu einem Ausbildungsberuf mit mindestens zwei Jahren Regeldauer führt, kommen nach § 87a SGB III eine Weiterbildungsprämie von 1.000 Euro nach bestandenem Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung sowie 1.500 Euro nach der Abschlussprüfung infrage, dazu 150 Euro Weiterbildungsgeld im Monat. Nach bestandener Abschlussprüfung erhalten Sie das bundesweit anerkannte IHK-Zertifikat als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement.
Gehalt und Aussichten als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement
Laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit liegt das Verdienst auf Fachkraftniveau im Median bei 4.022 Euro brutto im Monat in Vollzeit (Stichtag 31.12.2025). Der Beruf zählt zu den zahlenmäßig größten Ausbildungsberufen in Deutschland, entsprechend groß ist auch das Stellenangebot in nahezu allen Branchen und im öffentlichen Dienst. Mit Berufserfahrung sind Weiterbildungen etwa zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder in Richtung Personalwesen ein üblicher nächster Schritt. Offene Stellen finden Sie unter anderem in der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit, oft unter Bezeichnungen wie Sachbearbeitung, Assistenz der Geschäftsführung oder Teamassistenz.
Alternativen zur Umschulung Büromanagement
Wer bereits eine kaufmännische Ausbildung hat und sich im Büromanagement weiterqualifizieren statt neu umschulen möchte, findet mit der Weiterbildung Kauffrau für Büromanagement das passende Angebot; die Umschulung hier richtet sich dagegen an Quereinsteiger ohne einschlägigen Abschluss. Wer sich stärker auf Behörden und Verwaltung konzentrieren möchte, ist mit der Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten gut beraten, wer lieber in der Industrie arbeitet, mit der Umschulung zum Industriekaufmann. Bildungsträger bieten die Umschulung zum Büromanagement an zahlreichen Standorten bundesweit an, ein Vergleich von Ausstattung und Praxisnähe lohnt sich vor der Anmeldung. Auch eine Umschulung zum Sachbearbeiter deckt ähnliche Bürotätigkeiten ab, allerdings ohne einheitlichen Ausbildungsberuf im Hintergrund.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Umschulung zum Büromanagement?
In Vollzeit meist zwei Jahre statt der regulären drei Jahre, weil § 180 Abs. 4 SGB III eine Verkürzung um ein Drittel vorschreibt. In Teilzeit oder berufsbegleitend verlängert sich die Dauer entsprechend.
Lohnt sich eine Umschulung zur Bürokauffrau?
Die Berufsbezeichnung Bürokauffrau gibt es seit 2014 nicht mehr, der Beruf heißt Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Da er in fast jeder Branche und im öffentlichen Dienst gebraucht wird, sind die Einstiegschancen nach dem Abschluss meist gut.
Was kostet eine Umschulung zur Kauffrau im Büromanagement?
Die Kosten hängen vom Bildungsträger und vom gewählten Format ab. Bei einer Förderung durch die Agentur für Arbeit übernimmt der Bildungsgutschein die Lehrgangskosten bei einem AZAV-zugelassenen Träger oder einem ausbildungsberechtigten Betrieb.
Wie viel verdient man als Kauffrau für Büromanagement im Monat?
Der Median liegt laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit bei 4.022 Euro brutto im Monat in Vollzeit (Stichtag 31.12.2025). Das genaue Gehalt hängt von Branche, Tarifbindung und Berufserfahrung ab.
Ist die Umschulung Büromanagement auch in Teilzeit oder online möglich?
Teilzeit ist möglich und verlängert die Dauer entsprechend. Rein online lässt sich die Umschulung nicht abschließen, da die IHK-Prüfung und die praktischen Anteile weiterhin persönlich abgelegt bzw. absolviert werden müssen; einzelne Lerneinheiten können aber online stattfinden.
Braucht man für die Umschulung Büromanagement einen bestimmten Schulabschluss?
Rechtlich nein. In der betrieblichen Praxis verlangen viele Arbeitgeber aber mindestens einen mittleren Schulabschluss, weil die Prüfungsinhalte anspruchsvoll sind.
Zahlt das Jobcenter die Umschulung zum Büromanagement?
Nein. Das Jobcenter berät und stellt den Bedarf fest, die Förderung entscheidet die Agentur für Arbeit, die auch den Bildungsgutschein ausstellt. Das Grundsicherungsgeld läuft während der Umschulung weiter, solange Hilfebedürftigkeit besteht.
Ist die Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement schwer?
Die Prüfungsinhalte reichen von Rechnungswesen über Büroorganisation bis zu Wirtschafts- und Sozialkunde, dazu kommt das Fachgespräch zur gewählten Wahlqualifikation. Wer bereits kaufmännische oder organisatorische Vorerfahrung mitbringt, tut sich leichter; ohne Vorkenntnisse braucht die Prüfungsvorbereitung entsprechend mehr Zeit.
Quellen: Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung (BüroMKfAusbV, 25.2.2025, BGBl. 2025 I Nr. 62; löst die Fassung vom 11.12.2013 ab), § 180 SGB III, § 81 SGB III, § 87a SGB III, § 48 BBiG, BERUFENET, Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit. Stand: Oktober 2026