Umschulung Verwaltungsfachangestellte/-r: Wege für Quereinsteiger
Eine Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Verwaltungsfachangestellten dauert in Vollzeit meist 24 Monate statt der dreijährigen Ausbildung. Sie endet mit der Abschlussprüfung vor der zuständigen Stelle des öffentlichen Dienstes, in der Regel nicht vor der IHK. Wer Grundsicherungsgeld (bis Juni 2026 Bürgergeld) bezieht, kann die Kosten über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit decken lassen. Üblich ist eine Gruppenumschulung bei einem Bildungsträger mit Praktikum in einer Behörde.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Dauer: in der Regel 24 Monate in Vollzeit inklusive Praktikum, die reguläre Ausbildung dauert 36 Monate
- Voraussetzungen: rechtlich keine bestimmte Schulbildung; viele Bildungsträger verlangen einen Eignungstest und gute Deutschkenntnisse
- Abschluss: Verwaltungsfachangestellte/-r in einer von fünf Fachrichtungen, anerkannter Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz
- Förderung: Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit, das Grundsicherungsgeld läuft weiter, dazu 150 € Weiterbildungsgeld im Monat und bis zu 2.500 € Prämie
- Verdienst: Median 4.447 € brutto im Monat in Vollzeit (Entgeltatlas der BA, Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung, Stichtag 31.12.2025)
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Was machen Verwaltungsfachangestellte? Aufgaben im öffentlichen Dienst
Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Anträge, erarbeiten Verwaltungsentscheidungen auf Grundlage von Bundes-, Landes- und Kommunalrecht und erklären sie Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Dazu kommen kaufmännische Aufgaben: Im Personalwesen führen sie Personalakten und berechnen Gehälter, im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen wirken sie an Haushaltsplänen mit und bearbeiten Zahlungen. Die Ausbildungsverordnung kennt fünf Fachrichtungen:
- Bundesverwaltung
- Landesverwaltung
- Kommunalverwaltung, etwa in Gemeinde- und Kreisverwaltungen, Bau-, Gesundheits- oder Kulturämtern, der Ausländerbehörde oder der Kfz-Zulassungsstelle
- Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern
- Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland
Umschulungsangebote der Bildungsträger zielen überwiegend auf die Kommunalverwaltung oder die zusammengefasste Fachrichtung Landes- und Kommunalverwaltung. Als Angestellte arbeiten Sie in der Regel nach einem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, nicht im Beamtenverhältnis.
Verwaltungsfachangestellte als Quereinsteiger: Voraussetzungen
Rechtlich ist keine bestimmte Vorbildung vorgeschrieben. Die Konkurrenz ist aber gut qualifiziert: Von den 4.647 Menschen, die 2024 eine Ausbildung in der Fachrichtung Kommunalverwaltung begannen, hatten 54 Prozent die Hochschulreife und 45 Prozent einen mittleren Abschluss. Viele Bildungsträger laden vor Beginn zu einem Eignungstest ein und erwarten gute Deutschkenntnisse. BERUFENET nennt als Anforderungen Sorgfalt und Verschwiegenheit im Umgang mit persönlichen Daten, Lernbereitschaft und Kundenorientierung.
Die Agentur für Arbeit kann nach § 81 Abs. 1 SGB III fördern, wenn die Umschulung für Ihre Eingliederung notwendig ist, Sie vorher beraten wurden und Maßnahme und Träger zugelassen sind. Haben Sie keinen verwertbaren Berufsabschluss, besteht nach § 81 Abs. 2 unter weiteren Voraussetzungen ein Anspruch auf Förderung. Mit weniger als drei Jahren Berufstätigkeit gilt das nur, wenn eine reguläre Ausbildung aus persönlichen Gründen nicht möglich oder nicht zumutbar ist oder das Ziel ein Engpassberuf ist.
Wie lange dauert die Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten?
Die Ausbildung dauert 36 Monate. Eine geförderte Umschulung muss nach § 180 Abs. 4 SGB III grundsätzlich um ein Drittel kürzer sein und dauert deshalb in der Regel 24 Monate in Vollzeit. Zum Unterricht beim Bildungsträger kommt ein Praktikum in einer Behörde: Die Prüfungsordnung des Studieninstituts Düsseldorf etwa setzt für die Zulassung eine 24-monatige Umschulung mit mindestens sechs Monaten Praktikum voraus.
Geprüft wird nicht von der IHK, sondern von der Stelle, die Bund oder Land für den öffentlichen Dienst bestimmen (§ 73 BBiG), bei der Kirchenverwaltung die Kirche (§ 75 BBiG). In Berlin ist das die Verwaltungsakademie (VAk), in Baden-Württemberg das Regierungspräsidium Karlsruhe, in Düsseldorf prüft das Studieninstitut für kommunale Verwaltung.
| Schritt | Inhalt | Bedeutung für Sie |
|---|---|---|
| Vor Beginn | Beratungstermin, Eignungstest beim Träger; der Träger zeigt die Umschulung bei der zuständigen Stelle an (§ 62 Abs. 2 BBiG) | Der Bildungsgutschein muss vorher vorliegen |
| Unterricht und Praktikum | Verwaltungsrecht, Personal- und Finanzwesen, Haushalts- und Rechnungswesen, Recht der Fachrichtung | Praxis in einer Verwaltung, in Düsseldorf mindestens sechs Monate |
| Zwischenprüfung | schriftlich, höchstens 180 Minuten, drei Prüfungsgebiete | 1.000 € Weiterbildungsprämie; Teilnahme nur auf Antrag |
| Abschlussprüfung | vier schriftliche Prüfungen und die praktische Prüfung Fallbezogene Rechtsanwendung mit Prüfungsgespräch (bis 45 Minuten) | 1.500 € Weiterbildungsprämie und Berufsabschluss |
Wer in bis zu zwei schriftlichen Prüfungen mangelhaft abschneidet, kann in einem davon eine mündliche Ergänzungsprüfung von etwa 15 Minuten bekommen, wenn sie den Ausschlag geben kann (§ 8 Abs. 4 VwFAngAusbV). Zur Zwischenprüfung werden Umschulende nur auf eigenen Antrag zugelassen (§ 48 Abs. 3 BBiG), und nicht jede Umschulungsprüfungsordnung sieht sie ausdrücklich vor. Fragen Sie deshalb früh bei Träger und zuständiger Stelle nach, sonst entfallen die 1.000 €.
Umschulung Verwaltungsfachangestellte über das Arbeitsamt: Förderung mit Grundsicherungsgeld
Seit dem 1. Januar 2025 entscheidet die Agentur für Arbeit (früher Arbeitsamt) auch für Menschen im Grundsicherungsgeld über die Förderung und stellt den Bildungsgutschein aus. Das Jobcenter bleibt Ihr Ansprechpartner für Beratung und Vermittlung. So gehen Sie vor:
- Sprechen Sie Ihre Vermittlungsfachkraft im Jobcenter an (Arbeitsvermittlung) und begründen Sie, warum die Verwaltung zu Ihnen passt.
- Die Agentur für Arbeit führt die Weiterbildungsberatung durch und prüft die Voraussetzungen.
- Suchen Sie parallel eine zugelassene Gruppenumschulung, zum Beispiel über die Weiterbildungssuche mein NOW der Bundesagentur, und melden Sie sich zum Eignungstest an.
- Die Agentur stellt den Bildungsgutschein aus, der höchstens drei Monate gilt. Beginnen Sie erst, wenn Sie ihn haben (§ 81 Abs. 4 SGB III).
- Reichen Sie nach bestandener Zwischen- und Abschlussprüfung jeweils den Nachweis bei der Agentur ein.
Ihr Lebensunterhalt läuft über das Grundsicherungsgeld weiter, solange Sie hilfebedürftig sind. Arbeitslosengeld bei Weiterbildung gibt es nur bei einem zusätzlichen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Nach § 87a SGB III erhalten Arbeitslose 150 € Weiterbildungsgeld im Monat, dazu 1.000 € nach der Zwischenprüfung und 1.500 € nach der Abschlussprüfung. Beides wird nicht auf das Grundsicherungsgeld angerechnet.
Die Agentur übernimmt die Lehrgangskosten, Prüfungsgebühren und Fahrkosten; für aufsichtsbedürftige Kinder kann sie 160 € je Kind und Monat zahlen.
Können Sie Ihren bisherigen Beruf aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr ausüben, kann die Deutsche Rentenversicherung zuständig sein (siehe Menschen mit Behinderung).
Verwaltungsfachangestellte Gehalt und Aussichten nach der Umschulung
Laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Stichtag 31.12.2025) verdienen Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung in Vollzeit im Median 4.447 € brutto im Monat. Ein Viertel liegt unter 3.975 €, ein Viertel über 5.284 €. Der Wert gilt für die ganze Berufsgattung mit rund 273.000 Beschäftigten. Unter 25-Jährige liegen im Median bei 3.894 €, Beschäftigte ab 55 bei 4.766 €.
Die Aussichten sind gemischt. BERUFENET erwartet für die Berufsgruppe Verwaltung bis 2040 weniger Erwerbstätige, gleichzeitig scheiden überdurchschnittlich viele Ältere aus. Arbeitgeber brauchten 2023 unterdurchschnittlich lange, um eine Stelle zu besetzen, rechnen Sie also mit Konkurrenz. Ein gutes Praktikum ist oft Ihr bester Einstieg in den öffentlichen Dienst. Der nächste Schritt ist die Prüfung zum Verwaltungsfachwirt, siehe Weiterbildung für Verwaltungsfachangestellte; mit Hochschulzugang ist auch ein Studium der Verwaltungswissenschaft möglich.
Alternativen zur Umschulung Verwaltungsfachangestellte
BERUFENET nennt als naheliegende Alternativen im Bereich Recht und Verwaltung Justizfachangestellte und Fachangestellte für Arbeitsmarktdienstleistungen, im Sozialbereich die Umschulung Sozialversicherungsfachangestellte. Wer einen IHK-Abschluss mit ähnlichen Büroaufgaben sucht, findet ihn in der Umschulung Kaufmann für Büromanagement. Wer lieber mit Zahlen arbeitet, schaut auf die Umschulung Steuerfachangestellte oder die Umschulung zum Buchhalter. Weitere Berufe zeigt die Übersicht der Umschulungsberufe.
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Häufige Fragen
Gibt es die Umschulung Verwaltungsfachangestellte online?
Nicht vollständig. Je nach Träger kann ein Teil des Unterrichts online stattfinden, das Praktikum in einer Behörde gehört aber dazu. Ein Fernstudium oder Fernkurs allein führt nicht zum Berufsabschluss, den gibt es nur mit der Prüfung vor der zuständigen Stelle.
Ist die Umschulung Verwaltungsfachangestellte ein IHK-Abschluss?
In der Regel nein. Zuständig ist die Stelle, die Bund oder Land für den öffentlichen Dienst bestimmen, etwa ein Studieninstitut, eine Verwaltungsakademie oder ein Regierungspräsidium; bei der Kirchenverwaltung die Kirche. Die IHK taucht nur in der kleinen Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern als Arbeitgeber auf; 2024 begannen dort bundesweit 18 Menschen eine Ausbildung.
Kann man die Umschulung Verwaltungsfachangestellte in Teilzeit machen?
Grundsätzlich ja. Laut Bundesagentur ist eine betriebliche Einzelumschulung auch in Teilzeit möglich, die Dauer verlängert sich dann. Ob die Agentur Ihr Teilzeitmodell fördert, klären Sie im Beratungstermin vor dem Bildungsgutschein.
Kann man die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten beim bfw machen?
Mit bfw ist entweder das Berufsfortbildungswerk gemeint, ein bundesweiter Bildungsträger, oder ein Berufsförderungswerk für die berufliche Rehabilitation. Beide haben die Umschulung an einzelnen Standorten im Angebot. Ins Berufsförderungswerk kommen Sie über einen Reha-Träger wie die Rentenversicherung, zum Bildungsträger meist mit dem Bildungsgutschein.
Was gehört in die Bewerbung als Quereinsteiger zur Verwaltungsfachangestellten?
Zeigen Sie, was zur Verwaltung passt: Kundenkontakt, sorgfältiges Arbeiten mit Daten, Erfahrung im Büro, im Rechnungswesen oder in der Personalarbeit. Bei der Umschulung bewerben Sie sich beim Träger und später um den Praktikumsplatz, der oft zur ersten Stelle führt.
Was ist besser, Bürokauffrau oder Verwaltungsfachangestellte?
Das hängt vom Ziel ab. Verwaltungsfachangestellte wenden Verwaltungsrecht an und arbeiten fast nur im öffentlichen Dienst. Kaufleute für Büromanagement legen die Prüfung meist vor der IHK ab und sind nicht auf Behörden festgelegt. Wer gezielt in die Verwaltung möchte, ist mit der Verwaltungsausbildung näher dran.
Kann man ohne Umschulung als Verwaltungsfachangestellte arbeiten?
Eine Verwaltungsstelle ist auch mit anderer, etwa kaufmännischer Ausbildung möglich, oft wird aber der Abschluss verlangt. Den gibt es nur mit Prüfung. Wer bereits viereinhalb Jahre in dem Beruf gearbeitet hat, das Eineinhalbfache der Ausbildungsdauer, wird als Externe oder Externer zur Abschlussprüfung zugelassen (§ 45 Abs. 2 BBiG). Eine Validierung ab 25 Jahren ergibt nur eine Bescheinigung, keinen Berufsabschluss.
Quellen: VwFAngAusbV (§§ 2, 3, 7, 8), Berufsbildungsgesetz (§§ 45, 48, 50b, 62, 73), SGB III (§§ 81, 83-87a, 180), BERUFENET Verwaltungsfachangestellte/r Kommunalverwaltung und Fachrichtung HWK und IHK, Entgeltatlas der BA, Prüfungsordnung für Umschulungsprüfungen, Studieninstitut Düsseldorf, Verwaltungsakademie Berlin: Zuständige Stelle, Regierungspräsidien Baden-Württemberg, BA-Merkblatt 6 Weiterbildung (Januar 2026), mein NOW Weiterbildungssuche, BA-Hinweise Betriebliche Einzelumschulung (07/2026). Stand: September 2026